Setor de Correspondências e Malotes

Sigla: TCOM     Código: 40.246

MISSÃO / FINALIDADE

Gerir e acompanhar as atividades de expedição, recebimento e distribuição de processos, correspondências, malotes e documentos.

CARGO DO TITULAR

Supervisor Assistente

ATRIBUIÇÕES DA UNIDADE

1. Coordenar e controlar os serviços de expedição de correspondência por malote, entrega direta e remessas enviadas por meio da empresa contratada.

2. Coordenar e controlar os serviços de recebimento e distribuição de correspondência endereçada ao Tribunal.

3. Coordenar e controlar os serviços de recebimento, triagem e expedição de processos do Tribunal para o STJ, STF, Ministério Público, Fóruns Estaduais, demais regiões da Justiça Federal e Justiça Federal de 1.º Grau.

4. Coordenar e controlar a entrega de processos, conferência das listagens, recebimento e o encaminhamento às áreas de destino.

5. Implementar e controlar os serviços postais disponibilizados pela empresa contratada.

6. Coordenar e controlar o recebimento e distribuição interna de jornais, periódicos e revistas assinadas pelo Tribunal.

7. Elaborar, quando necessário, autorização para servidor do Tribunal levar e retirar correspondência na agência da empresa contratada.

8. Conferir as faturas emitidas pela empresa contratada e elaborar relatório das inconsistências constatadas.

9. Encaminhar relatório das inconsistências constatadas nas faturas para a empresa contratada, solicitando o acerto em fatura posterior e conferir nas faturas subsequentes a realização dos acertos solicitados.

10. Atestar a execução dos serviços prestados nas faturas da empresa contratada e encaminhar para pagamento.

11. Adquirir, renovar e manter atualizados os Cartões de Habilitação e Assinatura emitidos pela empresa contratada.

12. Providenciar a expedição de correspondência, documentos e volumes mediante solicitação das diversas áreas do Tribunal.

13. Emitir guias ou relações de remessa de correspondência expedida para atender público interno e externo.

14. Organizar e expedir malotes por unidade de destino.

15. Gerenciar o sistema de malote digital, mantendo o cadastro atualizado, atendendo os chamados dos usuários de toda a Terceira Região.

16. Receber e registrar correspondências e volumes para distribuição interna.

17. Receber, pesar e conferir os malotes que chegam, providenciando a distribuição de seu conteúdo e relatando as ocorrências.

18. Regularizar os avisos de recebimento-AR, encaminhando-os para a área que expediu a correspondência.

19. Receber a correspondência devolvida pelo correio e encaminhar para a área que a expediu.

20. Controlar a chancela de correspondências e, sempre que necessário, solicitar à empresa contratada a disponibilização de chancelas.

21. Controlar a utilização do telegrama corporativo, elaborando demonstrativos das despesas.